在日常資訊管理中，「離職帳號」的處理會被簡化為「刪除帳號」，但其實背後潛藏著資安風險與業務中斷的雙重挑戰。眾至資訊（ShareTech）認為，處理離職帳號應同時兼顧資訊保護與信件交接，才能讓企業穩健運作、不留風險破口。
最常見的問題包括：信件無人接收導致商機流失、帳號未停用造成資料外洩、離職者仍掛在通訊錄或群組中讓同仁混淆錯寄，以及缺乏信件備份導致日後無法查證。針對這些情境，企業可透過幾項具體做法改善管理，例如啟用自動轉寄與自動回覆機制，讓客戶了解接手人員；將帳號停用且設定自動刪除期限，防止未經授權存取，並讓資訊有緩衝處理期；從共用通訊錄及群組中移除帳號，減少誤寄與不必要的信件；以及保留信件資料以防爭議或稽核需要。
更進一步，企業也可導入ShareTech歸檔設備來備份信件資料，分擔郵件伺服器的壓力，一台郵件處理、過濾；另一台負責郵件歸檔、查詢，並確保資料加密儲存、完整留存。離職帳號處理不只是系統維運，更是資安治理與營運連續性的關鍵一環。透過制度化與技術輔助，企業能更有信心地面對每一次人事變動。