以保健品與保養品事業為核心的麗彤生醫，官網電商、行銷活動、供應鏈協作與客服往來皆高度依賴郵件。麗彤生醫資訊部資深經理黃關璋表示，公司長期採用微軟Exchange郵件系統，搭配目錄服務（AD）進行帳號認證。為降低釣魚郵件頻繁干擾、強化資安控管，麗彤生醫導入Openfind（網擎資訊）提供的MailGates Cloud雲端郵件安全防護系統與MailBase郵件歸檔系統，提升資安防護等級，同時強化內部稽核與內部控制基礎。
黃關璋指出，麗彤生醫過去偶爾收到釣魚郵件或垃圾郵件，同仁一個月內反映的可疑信件通常不到5封，約自2024年底開始，攻擊量明顯上升，後續幾乎每天都有不同同仁轉寄可疑郵件給資訊部確認。資訊部雖然長期透過內部資安宣導，將實際收到的釣魚信件作為教材，提醒同仁注意寄件網域、可疑網址、主旨語氣與異常連結，然而當攻擊者持續更換來源位址與寄送手法，僅依靠人工封鎖IP、建立規則與逐封判斷，已無法有效支撐日常營運。
對麗彤生醫而言，郵件安全不只是技術部門的維運議題，更直接影響電商營運、供應商協作與內部工作效率。黃關璋指出，當主管與各部門同仁都頻繁收到可疑郵件，公司內部對郵件防護升級的必要性很快形成共識。麗彤生醫導入系統前先進行概念驗證，MailGates上線測試後，同仁明顯感受到釣魚信與垃圾信大幅減少，因此專案推進相當順利。
MailGates導入後，前端郵件防護由系統自動執行，多數釣魚郵件、惡意連結與可疑信件在進入使用者信箱前即被攔截。黃關璋表示，上線初期雖有少數誤判情況，但系統每6小時會寄送隔離清單給個別使用者，收件者可自行檢視被攔阻信件，並依需求執行放行或維持封鎖。由於介面中文化且操作直覺，使用者經過短時間熟悉後，多數情境都能自行處理，無須再由資訊部逐封協助確認，等於同時降低資安風險與IT支援負擔。
除了郵件防護，麗彤生醫也面臨歷史郵件累積過多的問題。黃關璋表示，公司微軟Exchange郵件系統已累積10多年資料，郵件主機容量近2TB，既有虛擬化環境與儲存空間都已逼近上限。隨著系統版本老舊、難以持續更新，並綜合資安與容量考量，麗彤生醫同步更新郵件伺服器與儲存設備，並將歷史郵件匯入MailBase，讓郵件資料不再只堆疊於原有郵件主機內，而是轉為可集中歸檔、可搜尋、可授權、可管理的企業資料資產。
郵件歸檔對麗彤生醫最具體的價值，展現在人員異動與業務交接。黃關璋表示，過去若同仁離職後需要查找歷史往來紀錄，資訊部常見做法是經內部簽核後，短暫開放原帳號密碼，或由IT人員代為搜尋特定信件。導入MailBase後，資訊部可依權限將離職同仁信件查詢範圍授權給指定接手者，對方以自己的帳號登入即可查詢所需郵件，無須交接原帳密，也能有效降低資料存取風險。
黃關璋指出，MailBase帶來的改善非常貼近日常管理需求。對中小型企業來說，許多業務脈絡、客戶溝通與供應商往來紀錄都留存在郵件中，一旦人員異動時信件無法順利查找，交接成本就會立即浮現。透過集中歸檔與授權查詢，資訊部可以把原本仰賴人工處理的郵件調閱流程，轉化為更清楚、更可控的內部管理機制，也讓內稽內控擁有更完整的資料基礎。
麗彤生醫目前公司規模約百人，麗彤生醫視郵件防護與歸檔為數位治理的重要一環，並隨營運成長持續精進相關機制。當釣魚郵件持續演進，電商營運與跨部門協作又高度倚賴郵件，企業需要同時具備高風險郵件攔阻、歷史紀錄保存、關鍵內容快速調閱與授權存取追蹤能力。導入MailGates與MailBase後，麗彤生醫將郵件安全、資料歸檔、搜尋效率與內控交接串連起來，讓郵件系統由日常溝通工具，進一步成為支撐營運韌性與治理成熟度的基礎平台。