在開源世界裡有許多文件管理的解決方案，有些甚至加入許多進階的管理元件，可以滿足大型企業的複雜管理需求。然而對小型企業來說，並不需要如此龐大的系統整合平台，只要符合文件簡易管理需求即可，對此本文將分成上下兩集來介紹極簡約風設計的開源文管系統LogicalDOC。
在企業E化的運作環境中，針對人員的協同合作，除了訊息（包括Email、IM）的管理外，最重要的就是電子表單與文件的管理，而此三者是整個知識管理系統（Knowledge Management System，KMS）大架構中最重要的環節之一，也是現今任何企業在E化過程中，會優先選擇導入的應用系統。
以今天要與大家分享的文件管理系統（Document Management System，DMS）議題而言，它是一個可大可小的應用系統模組，這話怎麼說呢？原因很簡單！相信有這方面實務導入經驗的IT都知道，所謂企業的文件管理，往往還關聯了電子簽核流程、文件加密以及ISO文件管理的標準功能要求，而不單只是常見的權限管理、版本管理、全文檢索、線上檢閱等功能而已。
不過，針對大多數的小型企業而言，由於IT預算因素加上功能應用的急迫性不高，因此前面所提到的延伸需求，通常在初期的使用階段會先不採用，等到公司營運的規模日漸增大，再來計畫進階的客製化開發或整合第三方解決方案。
在此以實戰講解方式介紹一款跨平台的開源文件管理系統「LogicalDOC」，目前在其官方網站（www.logicaldoc.com）上共可區分為四種版本，分別是Community、Business、Enterprise以及Cloud，其中Community為完全免費的入門版本，Business為中階的商用付費版本，至於Enterprise與Cloud則為擁有完整功能的商用付費版本。
上述的四種LogicalDOC版本，對於小型企業，建議先選擇使用Community版本，等到未來確認有進階的功能需求時，再來考慮升級至其他付費的三種版本。Community版本目前提供的關鍵功能，分別有多國語言介面、多國語言全文檢索、雲標籤、範本、版本管理、文件搜尋、書籤、從ZIP壓縮檔匯入文件、文件的Check-in與Check-out、大量文件下載與Email發送、通訊錄管理、角色權限管理、事件與報告檢視、支援Web Services（SOAP & RESTful）、支援WebDAV與CMIS、支援WordPress與Joomlaexplorer、支援Dropbox整合等等。
如圖1所示，可以連線到LogicalDOC的官方網站，下載最新LogicalDOC社群版本。
圖1 下載LogicalDOC社群版本。
‧LogicalDOC Community Edition官方下載網址：https://www.logicaldoc.com/download-logicaldoc-community
LogicalDOC安裝指引
LogicalDOC文件管理系統是一套開源的跨平台應用系統，支援安裝在Windows、Linux以及Mac OS X作業系統上，而它們共用的系統安裝需求就是Java JDK 1.8以及LogicalDOC-Tomcat，前者需要特別到Oracle網站下載，後者則已直接Bundle在LogicalDOC的安裝映像檔中。在接下來的範例中，將以Windows版本的安裝為例做說明。
‧Oracle Java Developer Kit (JDK) 8下載網址：http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/
如圖2所示，安裝好Java JDK套件後，便可以在官方網站上檢視到目前已安裝的版本資訊。
圖2 驗證Java的安裝版本。
此外，也可以在Windows的「控制台」中開啟已安裝的「Java控制面板」，來檢視有關於它的版本資訊，以及如圖3所示，在「更新」頁面中自訂自動線上檢查更新的計畫並設定通知時機。除此之外，還可設定它的安全性配置。
圖3 Java更新面板。
確認目前的Windows已安裝Java JDK 1.8後，就可以執行所下載的安裝程式。在此下載的版本是7.7.0，因此安裝檔案的名稱即是logicaldoc-community-installer-7.7.0.exe。執行之後，先選擇安裝介面所要採用的語言，可惜的是目前尚未支援繁體中文，因此建議選擇英文版本。接著，如圖4所示在「Target Path」頁面中按下〔Browse〕按鈕，自訂程式的安裝路徑，然後按下〔Next〕按鈕。
圖4 安裝路徑設定。
在「Select Installation Packages」頁面中，可以選取所要安裝的套件。由於Community是最基礎的版本，因此只會有一項必要的「Base」選項，再按下〔Next〕按鈕繼續。基礎套件安裝完畢，在「Registration」頁面中輸入LogicalDOC官方網站的註冊資訊，並按下〔Next〕按鈕。
如圖5所示，在「Database」頁面中選擇所要採用的資料庫系統，目前已支援MySQL、Oracle、SQL Server、PostgreSQL，如果目前的網路中已經有現行的上述資料庫服務，便可直接建立資料庫系統的連線。若是仍在測試階段而非部署在正式生產環境中，建議選擇「Embedded」選項，也就是直接使用內建的資料庫服務。按下〔Next〕按鈕，繼續設定。
圖5 LogicalDOC資料庫設定。
如圖6所示，在「Application Server」頁面中，首先可以決定LogicalDOC網站服務所要使用的相關連接埠口，包括HTTP、HTTPS、Shutdown。接著，決定安裝的架構是採用32bit還是64bit。必須注意的是，這項選擇得和前面準備工作中所安裝的Java JDK的架構相符才可以。最後，決定此網站應用程式最大的記憶體使用量限制。設定完成後，按下〔Next〕按鈕。
圖6 設定應用程式伺服器。
如圖7所示，在「Path of External Applications」頁面中，則設定每一項與LogicalDOC整合的外部應用程式路徑。以OpenOffice來說，如果目前尚未完成安裝，這裡就不會自動顯示安裝路徑。但是其他五項外部應用程式則有些不同，即便目前皆尚未安裝，也會有預設的安裝路徑。也就是說，可以在完成LogicalDOC的安裝後，再陸續自行安裝這些外部應用程式，並且建議將安裝路徑設定在這裡所指定的路徑中。
圖7 外部應用程式連接設定。
按下〔Next〕按鈕，接下來在「Processing」頁面中將會看到提示頁面，顯示目前網站應用程式服務已完成啟動，並且可以透過指定的網址與帳號密碼來登入，按下〔Next〕按鈕繼續。在「Setup Shortcuts」頁面中，則決定是否要建立網站應用程式捷徑在開始選單與桌面中。
最後，在「Installation Finished」頁面中，可以在點選「Done」之前，如圖8所示，點選「Generate an automatic installation script」來產生自動安裝的腳本程式，如此一來，當需要再次進行相同的安裝設定時，步驟將會大幅簡化許多。
圖8 成功安裝LogicalDOC。
成功安裝LogicalDOC後，就可以立即開啟本機的網頁瀏覽器，連線到LogicalDOC（本機預設網址：http://localhost:8080）。或者，也可以從桌面或開始功能表中的捷徑來開啟它。
如圖9所示，便是LogicalDOC的登入頁面，在選擇了想要使用的介面語言後，輸入系統預設的帳號與密碼（皆為admin），並按下〔登入〕按鈕。
圖9 首次登入LogicalDOC網站。
請注意！若要開放給網路中的其他電腦也可以連線LogicalDOC網站，記得設定本機的防火牆來允許HTTP的連接埠口。
為了安全起見，成功登入LogicalDOC網站後的第一件事，肯定是點選「Personal」選單中的【Change password】，立即變更預設管理員admin帳戶的密碼，如圖10所示。
圖10 開啟個人選單，變更密碼。
SMTP發信設定
以預設管理員的帳號admin完成LogicalDOC網站的登入後，除了需要立即變更密碼外，最好也能夠一併完成與SMTP服務的連線設定，這是因為往後有許多功能的使用，都得透過Email發送的整合機制來通知相關的用戶，像是用戶忘記登入密碼、新文件的上傳、舊文件的版本更新等等。
點選開啟「Administration」頁面，然後展開「Settings」分類選單，接著點選開啟「Outgoing Email」頁面。如圖11所示，在〔SMTP Server〕頁籤內分別輸入SMTP服務主機的位址、連接埠口、登入帳號與密碼、要使用的安全連線方式、是否啟用安全認證以及寄件者的Email地址。輸入完畢，先按下〔Test Connection〕按鈕來測試收件沒有問題後，再按下〔Save〕按鈕。
圖11 SMTP設定。
除了SMTP Server的連線設定外，還可以選擇性地自訂Email訊息內文的範本。如圖12所示，在〔Message Templates〕頁籤內，先挑選所要修改的範本語言，再針對指定的範本來修改電子郵件的主旨與內文訊息格式。舉例來說，如果想要修改新文件發布的訊息通知格式，則選取「newdoc」來編輯並儲存即可。
圖12 設定訊息範本。
在Ubuntu安裝LogicalDOC
上述是LogicalDOC於Windows作業系統上的安裝範例，如果想要安裝在Ubuntu Linux作業系統上，則在開啟Terminal命令介面後，執行以下命令參數來安裝Java JDK 1.8：
sudo apt-get purge openjdk* sudo add-apt-repository ppa:webupd8 team/java sudo apt-get update sudo apt-get install oracle-java8- installer
緊接著，解開所下載的LogicalDOC套件，所執行的命令參數應該會像是「unzip logicaldoc-7.x.x-tomcat-bundle.zip」。完成zip檔案的解壓縮後，就可以執行安裝的程式，例如「/opt/tomcat/bin/catalina.sh」，開始安裝LogicalDOC主程式與Tomcat網站服務。
用戶帳號與群組管理
想要讓其他人員也可以登入使用LogicalDOC文件管理系統，就必須先為他們建立帳號以及設定所屬的群組，以便讓不同的使用者角色可以有不同的權限，來使用此網站的各項功能。
請注意！如果有需要與LDAP或Active Directory的身分驗證整合，得升級至Enterprise版本的LogicalDOC。
首先，開啟「Administration」頁面中的「Users」功能。如圖13所示，可以發現目前僅有預設的admin管理員帳戶，可以按下〔Add User〕按鈕來建立用戶。對於用戶的屬性設定，除了Username、Email、First Name、Last Name欄位是必填的之外，其他欄位都可以選擇性輸入。
圖13 使用者帳戶管理。
此外，如果希望用戶在首次登入時必須立即修改密碼，就勾選「Change password at first login」設定，同時也務必勾選「Notify credentials」，以便能夠透過Email信箱來接收首次登入的帳號與一組隨機密碼。
完成所有新用戶的建立後，就可以建立群組。如圖14所示，在「Groups」頁面中可以檢視到目前預設內置的幾個群組，分別是發布者（publisher）、管理員（admin）、作者（author）、訪客（guest）以及高級用戶（poweruser）。按下〔Add Group〕按鈕，新增自訂的群組。
圖14 群組管理。
在新群組的屬性設定中，除了需要設定新群組名稱以及所要繼承的系統群組權限外，還必須在〔Users〕頁籤中選取此群組的成員，也就是上一個步驟中已建立好的新用戶清單。
一旦新用戶收到了登入帳戶與密碼的Email通知，就可以到LogicalDOC網站進行登入。圖15所示便是首次登入時所出現要求立即更改密碼的訊息視窗。完成舊密碼與兩次新密碼的輸入後，就可以完成密碼變更並登入。
圖15 新用戶首次登入。
對於管理者而言，往後若想要追蹤某一位用戶在LogicalDOC網站上的使用紀錄，如圖16所示，只要在選定人員後，點選至〔History〕頁籤，即可查看到該用戶在什麼時間從哪一個IP位址，完成登入或登出的操作。
圖16 檢視用戶使用紀錄。
密碼與安全政策管理
在前面的簡介中，曾提及文件管理系統是企業知識管理架構下的一個重要環節，因為它存放著許多與知識傳承有關的文件，包括業務、專案、研發、行政管理等等有形知識，所以一旦網站遭到惡意人士入侵，將可能造成嚴重的商業損失。
為此，必須守住最重要的安全防線，那就是對於用戶密碼的嚴格要求。如圖17所示，開啟「Administration」→「Security」功能區中的「Security」，在〔Password〕頁籤中就可以設定密碼的最小長度要求以及更新期限。建議密碼長度至少得要求八個字元以上，而更新期限則是九十天。如果進一步設定不允許記憶登入資訊，那肯定會更加安全。
圖17 密碼政策。
除了用戶密碼政策的設定外，還可以在〔Anonymous〕頁籤中設定是否允許匿名登入，並設定相對應的帳戶。如圖18所示，在〔Menu〕頁籤中則可以決定每一個功能選單的節點，有哪一些群組或用戶可以檢視。
圖18 功能選單授權。
要求所有用戶都得在密碼期限到期之前變更密碼，雖然可以大幅提升帳戶的安全性，但也容易發生用戶忘記登入密碼的問題。在這種情境下，用戶要如何重置自己的密碼呢？很簡單！只要在登入頁面中點選「Lost your password」超連結，便會出現「密碼重置」設定頁面，如圖19所示，輸入自己的帳戶名稱與電子郵件，並按下〔重置〕按鈕。
圖19 用戶忘記密碼。
如圖20所示，該名用戶就會在自己的郵箱內收到一封「Request for password rest」的電子郵件，點選內文中的超連結，便會立即收到一封重置後的隨機密碼通知。完成登入後，立即變更密碼即可。
圖20 密碼重置連結。
待續
下集文章將接著介紹LogicalDOC的文件資料基礎管理、文件搜尋與索引、文件的鎖定與版本管理、結合Dropbox的使用、行動裝置存取LogicalDOC等操作。
＜本文作者：顧武雄，Microsoft MVP 2004-2016、MCITP與MCTS認證專家、台灣微軟Technet、TechDays、Webcast、MVA特約資深顧問講師、VMware vExpert 2016-217、IBM Unified Communications/Notes/Domino/Connections Certified。＞