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2013/4/24

專案委外服務 協助跨過實施門檻

挑選契合需求文管系統 商務流程效益滿點

編輯部
良好文管系統必須滿足企業三大需求,亦即好找、共用與安全性。其中,前兩者可使文件標準化,進而提升管理效益,甚至能滿足知識管理的要求。再者,不同企業可能會有不同安全管理上的需求,例如版本管控、文件審核、權限控管,所以良好文管系統必須同時具備各種文件管理上的功能。
從e化、Web化、雲端化再到行動化,資訊安全一直都是企業必須面對與強化的重點,其中,扮隨著各種商業活動所衍生的紙本或數位文件,更是企業管理與安全防護的重心所在。對此,文件管理系統一直扮演著讓企業為數龐大的紙本及數位文件,能夠兼具效率與安全地被分享與管理,進而發揮文件的價值,並促使商業流程及各種活動更加順暢。

為了讓營運效益最大化,各類系統的整合一直是當前企業努力的目標之一,同樣的文件管理自然也應與簽核、考勤、專案管理、行事曆等辦公室內各種管理流程整合在一起,而匯集成為所謂的辦公室自動化(OA)系統。如今市面上的企業入口網站(EIP)即為針對此一需求的熱門產品,其改善了過去文管、專案管理及郵件等各別伺服器林立,以及帳號管理複雜的情形。透過單一伺服器架構的EIP,所有資料皆可互動、互連,不但效率大增、管理方便,同時更能發揮OA協同的精神與效益,力新國際推出的Newsoft OA協同辦公系統即為其中代表作之一。


▲文件管理涵蓋了組織中文件的生命周期,從文件的建立、發佈、檢閱的安全設定、稽核、版本控管、以及最後處置或保存的方式。(資料來源:力新國際)


文管須滿足三大需求

由於能協助企業從堆積如山的紙本及文檔中,快速方便又安全地找到需要的文件,文管系統的重要性與必要性因而浮出檯面。力新國際科技企業網路應用服務產品行銷總監柯震表示,透過文管系統,可以管理企業組織內所有文件的生命週期,舉凡從文件的建立、發佈、檢閱、保存到銷毀,以及相關安全設定、稽核追蹤與版本控管皆可納入管控。

柯震特別強調指出,良好文管系統必須滿足企業三大需求,亦即好找、共用與安全性。其中,前兩者可使文件標準化,進而提升管理效益,甚至能滿足知識管理的要求。再者,不同企業可能會有不同文件管理上的需求,例如版本管控、文件審核、權限控管,所以良好文管系統必須同時具備各種文件管理上的功能。就以力新國際Newsoft OA協同辦公系統為例,該系統便同時支援版本控制、流程審核、安全機制、搜尋功能、自動轉檔、文件生命週期、到期通知續約、文件範本、改版通知、統計服務及分享管理等功能。

委外可解決特殊需求

▲力新國際科技企業網路應用服務產品行銷總監柯震指出,文管系統導入時必須尋求安全性、方便性、公司文化之間的適度平衡,否則可能會成效不彰甚至導入失敗。
柯震表示,企業若想要展開文件數位化作業,首先得視紙本類型、紙本數量與產業屬性而定。如果不是特定專業的產業類型,也沒有特殊紙本類型,同時數量也不大的話,那麼企業大可自行導入實施,否則最好尋求專案委外服務的協助,才會事半功倍。例如有像是身分證、信用卡等特殊掃描需求,或想以條碼辨識做為文件管理流程上的輔助機制,可以尋求像是力新國際等專案服務團隊來幫忙。

另外,若想要數位化的紙本數量實在太大,或有定期突發性大量紙本數位化需求者,一時之間恐怕很難有充足的人力來完成任務,對此,專案委外會是最划得來的選項。再者,針對特殊專業領域文件的數位化,通常需要特別對OCR進行調校才行,所以同樣地透過委外會比較適合。

導入文管應務實考量

文管系統在導入時仍有許多需要特別注意的環節,否則即使再簡單的文管系統,也可能會有導入失敗或無法發揮應用效益的情形。對此,柯震建議指出,企業展開文管系統之導入時,必須要有專案負責人員或團隊來執行。由於該系統適用於全公司上下,所以導入前必須先取得公司全員的共識才行,導入之際,也要善盡告知與教育訓練之責,如此才能避免員工不必要的挫折,甚至反彈。

另外特別需要注意的,莫過於安全性、方便性、公司文化之間的適度平衡。雖然文件安全性非常重要,但如果太過追求極致的安全性,例如一道又一道的文件審核機制,抑或每一筆文件的存取都要輸入帳密,而讓系統使用的方便性、親和度大打折扣,勢必會降低使用意願,影響整個專案的導入速度、甚至成敗,結果反而無法發揮文件管理上應有的效益。

他指出,尤其每間公司都有各自的企業文化與習性,對於高科技製造業或金融機構,或許對安全會有極致要求,同時員工也能對此有所體認與習慣。但若將同樣嚴格的安全制度套用在一般公司行號,恐將造成員工的反抗與抵制,最終勢必走上導入失敗之路。

總之,企業必須依照自身企業文化、需求與狀況,來選擇適合的文管軟體,而不要一味追求安全規格漂亮但導入上卻十分複雜的解決方案。
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