良好文管系統必須滿足企業三大需求，亦即好找、共用與安全性。其中，前兩者可使文件標準化，進而提升管理效益，甚至能滿足知識管理的要求。再者，不同企業可能會有不同安全管理上的需求，例如版本管控、文件審核、權限控管，所以良好文管系統必須同時具備各種文件管理上的功能。
從e化、Web化、雲端化再到行動化，資訊安全一直都是企業必須面對與強化的重點，其中，扮隨著各種商業活動所衍生的紙本或數位文件，更是企業管理與安全防護的重心所在。對此，文件管理系統一直扮演著讓企業為數龐大的紙本及數位文件，能夠兼具效率與安全地被分享與管理，進而發揮文件的價值，並促使商業流程及各種活動更加順暢。
為了讓營運效益最大化，各類系統的整合一直是當前企業努力的目標之一，同樣的文件管理自然也應與簽核、考勤、專案管理、行事曆等辦公室內各種管理流程整合在一起，而匯集成為所謂的辦公室自動化（OA）系統。如今市面上的企業入口網站（EIP）即為針對此一需求的熱門產品，其改善了過去文管、專案管理及郵件等各別伺服器林立，以及帳號管理複雜的情形。透過單一伺服器架構的EIP，所有資料皆可互動、互連，不但效率大增、管理方便，同時更能發揮OA協同的精神與效益，力新國際推出的Newsoft OA協同辦公系統即為其中代表作之一。
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| ▲文件管理涵蓋了組織中文件的生命周期，從文件的建立、發佈、檢閱的安全設定、稽核、版本控管、以及最後處置或保存的方式。（資料來源：力新國際） |
文管須滿足三大需求
由於能協助企業從堆積如山的紙本及文檔中，快速方便又安全地找到需要的文件，文管系統的重要性與必要性因而浮出檯面。力新國際科技企業網路應用服務產品行銷總監柯震表示，透過文管系統，可以管理企業組織內所有文件的生命週期，舉凡從文件的建立、發佈、檢閱、保存到銷毀，以及相關安全設定、稽核追蹤與版本控管皆可納入管控。
柯震特別強調指出，良好文管系統必須滿足企業三大需求，亦即好找、共用與安全性。其中，前兩者可使文件標準化，進而提升管理效益，甚至能滿足知識管理的要求。再者，不同企業可能會有不同文件管理上的需求，例如版本管控、文件審核、權限控管，所以良好文管系統必須同時具備各種文件管理上的功能。就以力新國際Newsoft OA協同辦公系統為例，該系統便同時支援版本控制、流程審核、安全機制、搜尋功能、自動轉檔、文件生命週期、到期通知續約、文件範本、改版通知、統計服務及分享管理等功能。
委外可解決特殊需求
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| ▲力新國際科技企業網路應用服務產品行銷總監柯震指出，文管系統導入時必須尋求安全性、方便性、公司文化之間的適度平衡，否則可能會成效不彰甚至導入失敗。 |
柯震表示，企業若想要展開文件數位化作業，首先得視紙本類型、紙本數量與產業屬性而定。如果不是特定專業的產業類型，也沒有特殊紙本類型，同時數量也不大的話，那麼企業大可自行導入實施，否則最好尋求專案委外服務的協助，才會事半功倍。例如有像是身分證、信用卡等特殊掃描需求，或想以條碼辨識做為文件管理流程上的輔助機制，可以尋求像是力新國際等專案服務團隊來幫忙。
另外，若想要數位化的紙本數量實在太大，或有定期突發性大量紙本數位化需求者，一時之間恐怕很難有充足的人力來完成任務，對此，專案委外會是最划得來的選項。再者，針對特殊專業領域文件的數位化，通常需要特別對OCR進行調校才行，所以同樣地透過委外會比較適合。
導入文管應務實考量
文管系統在導入時仍有許多需要特別注意的環節，否則即使再簡單的文管系統，也可能會有導入失敗或無法發揮應用效益的情形。對此，柯震建議指出，企業展開文管系統之導入時，必須要有專案負責人員或團隊來執行。由於該系統適用於全公司上下，所以導入前必須先取得公司全員的共識才行，導入之際，也要善盡告知與教育訓練之責，如此才能避免員工不必要的挫折，甚至反彈。
另外特別需要注意的，莫過於安全性、方便性、公司文化之間的適度平衡。雖然文件安全性非常重要，但如果太過追求極致的安全性，例如一道又一道的文件審核機制，抑或每一筆文件的存取都要輸入帳密，而讓系統使用的方便性、親和度大打折扣，勢必會降低使用意願，影響整個專案的導入速度、甚至成敗，結果反而無法發揮文件管理上應有的效益。
他指出，尤其每間公司都有各自的企業文化與習性，對於高科技製造業或金融機構，或許對安全會有極致要求，同時員工也能對此有所體認與習慣。但若將同樣嚴格的安全制度套用在一般公司行號，恐將造成員工的反抗與抵制，最終勢必走上導入失敗之路。
總之，企業必須依照自身企業文化、需求與狀況，來選擇適合的文管軟體，而不要一味追求安全規格漂亮但導入上卻十分複雜的解決方案。