當前文件管理發展的主流趨勢，首先會是身分認證機制的結合，如今多半會結合門禁識別卡或AD目錄服務。再來則是文件流向的徹底掌控，除了結合OCR機制提升檔案搜尋效率外，同時也可藉此發揮日誌紀錄的功能，甚至對所有文件輸出動作進行錄影，以做為日後稽核上的重要參考。透過上述種種安全機制，同時也能滿足個資法法規遵循上的要求。
儘管當前企業商用及辦公環境已然普遍e化，但依舊很難避免像是契約書、收據簽單或履歷表等大量實體紙本文件的產生，也因為如此，企業會面臨如何使用、保管，以及更有效率地存取及應用等問題出現。傳統實體文件的保存方式，難免會因天災、人禍、溫濕度乃至蟲蛀等因素而造成毀損或遺失。
更重要的，莫過於實體文件很難快速存取，長此以往，將對企業工作效率乃至整體營運績效造成不良影響。有鑑於此，因而有愈來愈多的企業積極展開文件數位化作業，一旦大量的紙本文件數位化之後，勢必需要透過文件管理系統來提升數位檔案的可存取性、可管理性及安全性。
調閱及安全是挑戰
台灣佳能資訊BIS事業處企劃部副主任洪彥群表示，紙本文件數位化會歷經數位化、建立檔案邏輯與文件管理三個階段。其中數位化多半是透過掃描的方式來完成。在數位化之後最先遇到的一大瓶頸與挑戰，莫過於如何快速地取用已經數位化的文件，對此，透過OCR光學辨識便可建立適合所有人的檔案邏輯及快速搜尋機制。對於較具規模的企業而言，當大量紙本文件掃描成為數位檔後，則需要藉助文管系統，來進行有效率的分類、權限設定與系統化的管理。
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| ▲ Canon EZ Check為台灣佳能資訊所推出的文件管理專業健診服務，強調具有五大特點。 |
如同其他企業資料，安全會是一大考量點，除了輸出時的機密字樣等浮水印機制外，如何確保檔案傳輸與儲存安全更是必要防護重點，對此最常見有效的機制莫過於加密。再者，管理人員必須藉由權限控管與日誌追蹤機制，來確保任何文件存取行為的安全性及可稽核性。
特殊掃描須賴專用機
針對從文件數位化到文件管理各階段中所必須仰仗的元件，台灣佳能資訊BIS事業處企劃部經理王友三指出，大致可分為前後端的輸入及輸出元件，以及中間的管理元件。所謂文件輸出元件，意指文件掃描器或商用複合機而言，其可將紙本文件掃描成可搜尋式PDF檔或Office文件檔。
由於文件常會有尺寸及材質的不同，再加上也可能存在缺角、折痕、髒點及歪斜等狀況，這些都會對所掃出數位檔的品質造成影響，對此，王友三建議可以選用專門性的文件掃描器，這類專屬設備不僅可以透過內建影像強化處理機制來克服上述問題，同時還支援信用卡或健保卡等非紙材的自動掃描能力。
輸出亦包含派送上傳
至於文件輸出部分，是指可以有效連結文件資料庫的裝置，並依使用者的要求進行包括實體列印、文件分享、再利用、派送或上傳等文件輸出作業。前述扮演輸入角色的商用複合機及掃描器，同樣擔負輸出的任務。進一步而言，輸出裝置不僅支援實體文件的輸出，同時最好能具備將數位檔案透過不同管道發送給不同合法使用者的能力，這會是企業採購輸出設備時的考量重點。
所謂管理元件指的就是文管系統，其重點任務莫過於讓文件檔案更有效率地被存取，除此之外，該系統還必須具備兼顧效率與安全性的文件分享、發佈及分派能力。除了檔案存取須以密碼保護外，也可透過文件生命週期機制加以管控，管理人員可藉此針對特定檔案只能在限定的期限或特定有權限的人員、部門，進行開啟、列印或複製等行為。
順文件管理主流趨勢
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| ▲台灣佳能資訊BIS事業處企劃部經理王友三（左）指出，文件數位化管理元件可分為輸入、輸出及管理三大元件。台灣佳能資訊BIS事業處企劃部副主任洪彥群（右）表示，紙本文件數位化會歷經數位化、建立檔案邏輯與文件管理三個階段。 |
洪彥群表示，當前文件管理發展的主流趨勢，首先會是身分認證機制的結合，如今多半會結合門禁識別卡來取代過去部門識別碼等較粗糙的方式，但公司若有AD等目錄服務，那麼更可以藉此整合提供兼具高安全及低管理負荷的安全認證機制。
再來則是文件流向的徹底掌控，除了透過結合OCR機制的可搜尋式PDF檔，來協助提升檔案搜尋的效率外，同時也可藉此過濾偵測文件中是否隱含敏感關鍵字，所以也發揮了日誌紀錄的功能。不僅如此，當前文件安控的另一趨勢，就是對所有文件輸出動作進行錄影，以做為日後稽核上的重要參考。透過上述種種安全機制，同時也能滿足個資法法規遵循上的要求。
再者，由於PDF會同時結合圖檔及文字，所以難免會對儲存空間與網路頻寬造成負荷，對此，Canon特別提供獨家的壓縮技術，壓縮比甚至達到10:1的程度，同時確保文字及圖片的清晰度。另外，為了降低管理負荷，輸出入裝置及文管系統還具備整理出豐富圖表及稽核報表的能力，管理者可以清楚又方便地掌握文件存取行為細節及管理成本。