E-mail是企業e化運行過程中最方便的溝通工具，但許多的管理問題也是由此產生。對於不同郵件訊息的屬性，建立好符合組織IT法規的配置，就能夠讓正確的訊息出現在適當人的信箱。其實，只要善用Exchange Server 2016，就能夠將這一切打理好。
完成上述傳輸規則的範例設定後，立刻測試寄一封信給測試環境中的總經理信箱。如圖15所示，接下來此寄件者的主管或是特別指定的審核人員，將會收到一封由系統所自動發送的「核准要求」郵件。在此審核人員可以透過點選附件檔案來查看完整的原始郵件內容。確認之後，再點選「核准」或「拒絕」。
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| ▲圖15 決定是否核准要求。 |
另一個最常用的傳輸規則案例，就是E-mail免責聲明的自動附加。這裡一樣從新增的下拉選單中挑選【套用免責聲明】範本來設定即可。
如圖16所示，在條件設定部分，選擇收件者位於「在組織外」為例子，然後在動作的設定部分，則是設定【附加免責聲明】的文字內容，完成設定後按下〔儲存〕按鈕。
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| ▲圖16 套用免責聲明規則。 |
接著，實際測試寄一封到組織外的E-mail。如圖17所示，將發現在尚未寄出之前，並沒有任何免責聲明的訊息在裡面。
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| ▲圖17 測試外部E-mail傳遞。 |
可是一旦成功寄出此E-mail，如圖18所示，外部的收件人便會在E-mail本文的底部看到多了免責聲明的訊息，這些訊息內容便是從傳輸規則中來維護。
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| ▲圖18 外部信箱收件時出現免責聲明。 |
TOP 7：資料外洩防護的典型範例實作
為了監視與防止某些特定敏感的E-mail內容，被寄送到組織內的某些特定人士或是組織外的收件者，在Exchange Server 2010版本時期，通常都會盡可能善用傳輸規則的制訂，來解決這一方面的管理問題。
然而問題來了，因為有許多的敏感資訊，單單依賴主旨與內文關鍵字的檢測，無法真正百分百判斷成功，這包括護照號碼、信用卡號碼、身分證字號、銀行戶頭帳號等等。因為諸如此類的資訊，大多有它們各自的編碼規則，因此就必須要有一套能夠自動辨別這一類資訊的元件加入，才能夠完全掌控它們是否被夾帶在E-mail內文之中。
其實打從Exchange Server 2013版本開始，Microsoft便已經加入了一個名為「資料遺失防護（Data Loss Prevention，DLP）」的功能，透過它與傳輸規則的結合使用，便可以決定針對哪一種敏感資訊所要執行的處理動作。
在最新Exchange Server 2016中，可以擁有更完善的DLP功能來管理各類敏感資訊的流通，只要透過三種方式即可建立資料外洩防護（DLP）原則，分別是從內建的80個範本中來快速建立新防護原則，以及結合第三方的DLP整合軟體來匯入滿足企業IT管理需要的原則，或是在DLP管理介面中自訂新的防護原則，然後設定新原則所需要的條件、規則以及處理動作。
想要使用這項功能，必須先開啟「Exchange系統管理中心」，然後如圖19所示開啟「法規遵循管理」節點中的「資料外洩防護」頁面。在預設的狀態下，並沒有任何DLP原則，可以在新增的下拉選單中挑選新增設定的方式，本例點選【新增自訂DLP原則】。
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| ▲圖19 進行資料外洩防護管理。 |
隨即在「新增自訂DLP原則」頁面中，如圖20所示輸入新原則的名稱與描述（可輸入中文）。接著，決定此原則的狀態（啟用或停用），以及所要採用的需求模式，這是因為許多時候對於新原則的建立，可能會希望在測試一段時間確定符合實際管理需求之後，再來強制套用。
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| ▲圖20 新增自訂DLP原則。 |
其中的原則提示，主要用途在於偵測使用者進行敏感資訊郵件的撰寫過程中，就在Outlook或OWA的操作頁面內顯示警示訊息，而這個提示訊息可以採用自訂或系統內建的預設訊息，實際的操作將留在後面再做說明。設定完成後，按一下〔儲存〕按鈕。
圖21所示是筆者所建立的「封鎖護照號碼傳遞」原則設定，不過它目前還只是一個空殼而已，還沒有實際規範其所要偵測到敏感資訊類型、條件以及處理的動作。接著，針對這項原則項目點選編輯小圖示。
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| ▲圖21 編輯DLP原則內容。 |
開啟後可以發現在如圖22所示的「規則」頁面中，並沒有任何預設被建立的規則，可點選開啟〔+〕新增圖示的下拉選單來建立規則，而規則的建立也可以從內建的幾個範本規則來快速建立，例如直接點選【封鎖包含敏感資訊的郵件】。
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| ▲圖22 進行DLP規則管理。 |
來到「新規則」頁面，如圖23所示除了需要輸入新的規則名稱外，條件的設定可以一次設定多個，例如指定收件者必須是位於組織內部，而寄件者可能是特定的人員或通訊群組，然後再來設定【包含任何這些類型的機密資訊】的欄位資訊。
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| ▲圖23 新規則設定。 |
最後，則進一步設定要排除的例外條件，例如排除通訊群組中某些人員來做為例外條件，而且還可以自訂啟動與結束此規則的日期與時間。
如圖24所示，在「包含任何這些機密資訊類型」設定頁面內，可以針對一個機密資訊類型的條件，加入多個不同需要偵測的項目。點選〔+〕新增圖示，繼續後面的設定。
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| ▲圖24 管理機密資訊類型。 |
在如圖25所示的「機密資訊類型」頁面中，便可以看到許多目前支援的機密資訊類型，其中就包含信用卡號碼、台灣護照號碼以及台灣身分證。如果是跨國的企業，像是日本還可加入社會保險號碼、常駐居民登記號碼、銀行帳戶號碼、駕駛執照號碼等等的監視。選取之後，按下〔新增〕按鈕來加入即可。
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| ▲圖25 新增機密資訊類型。 |
圖26所示是筆者所建立的一個DLP規則範例，僅針對寄送到組織外的E-mail內容進行監測，如果內容中有夾帶台灣護照號碼的資訊，才拒絕此郵件的發送（退信），並且顯示預先自訂好的退信說明。設定完畢，按下〔儲存〕按鈕。
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| ▲圖26 完成規則新增。 |
圖27則是一個針對信用卡規則的設定範例，屬性中以針對組織內的E-mail進行監視，若發現內文有夾帶信用卡號碼資訊，將自動傳送E-mail通知管理人員及寄件者本身，並且允許他們寄送此E-mail。
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| ▲圖27 設定信用卡號碼規則範例。 |
值得注意的是，在「以原則提示通知寄件者」設定中，除了選擇【通知寄件者，但允許他們傳送】之外，如圖28所示還可以挑選【封鎖郵件】，或是【除非誤判否則封鎖訊息】、【封鎖郵件，但允許寄件者複寫及傳送】、【封鎖郵件，並允許件者以業務理由複寫及傳送】。
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| ▲圖28 以原則提示通知寄件者設定。 |
還記得在DLP原則建立的設定中，關於原則提示的設定選項嗎？其實也可以自訂原則提示。只要點選「管理員則提示」超連結，即可在如圖29所示的頁面中新增設定。
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| ▲圖29 管理原則提示。 |