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2017/2/16

高效工作空間的科技迷思

許博惇
提升企業溝通效率,須由人、環境與科技三方面著手,尤其在資訊化的現今,需要仰賴專業的IT人員輔助,將人、環境與科技三方面充分結合,創造最能刺激工作效率的Workplace。






企業競爭力的核心是「速度」,如何使組織運作效率化是許多企業所關注的焦點,其中最重要的關鍵就在於,打造一個高效率溝通的工作環境!根據專業機構數據統計顯示,每位專業經理人需耗費超過60%的工作時間在溝通上,說明提升溝通效率對整體營運的必要性。為讓工作團隊達成共識,需要透過會議來交流統整各方意見,但會議的召開經常無法避免將時間浪費在處理行政及設備等瑣碎的事務上,最終只見頻繁的會議卻不見整體的溝通效率有所提升。

提升企業溝通效率,須由人、環境與科技三方面著手,尤其在資訊化的現今,需要仰賴專業的IT人員輔助,將人、環境與科技三方面充分結合,創造最能刺激工作效率的Workplace。

在資訊科技掛帥的年代,運用IT專業整合各種溝通工具,如整合通訊系統、視訊會議等,是許多跨國企業提升績效的不二法門。但許多IT人員在導入方案時容易落入技術面的迷思,忽略使用者與公司環境的適用性,導致挑選的方案不適合企業本身,反而成為溝通效率的絆腳石。

以視訊會議為例,有些企業導入功能強大、品質絕佳的設備系統之後,才發現使用設定繁雜,一般使用者難以處理,每次會議都需耗費許多時間尋求IT部門協助,使得會議為此延誤,想透過新科技提升溝通效率卻適得其反,增加與會人員及IT部門不必要的時間成本。最後更因為使用者反應不佳而使用率偏低,造成投資效益不彰。

上述例子反映出企業評估設備時,往往因為技術難度高,導致評估重點失焦、過度追求科技,忽略了人與環境等Workplace要素間的平衡,特別是會議設備、OA設備這類更貼近使用者的科技,反而更應該回頭重新思考,從產業工作型態、使用習慣以及工作環境等角度出發,進而追求「充分活用新科技去提升這些營運效率」的目標,若過度追求技術與科技CP值,非但達不到目標,還可能徒增許多看不見的隱含成本。

隨著行動化辦公室、綠色節能蓬勃發展,設備導入時應融入這方面的應用,如搭配可攜式的會議設備,將有助於跳脫固定會議室的限制、提升會議地點的彈性、充分發揮設備使用率,同時刺激同仁們有更多元的創意發想。

對於許多企業而言,要將人、環境與科技三者充分結合應用,並非易事,不僅要仰賴IT人員的專業能力,同時得深入了解技術發展與企業營運需求,架起人與技術之間的橋梁,特別是在IoT物聯網與雲端應用的發展下,單純的技術導入已顯得不足,需以更全面的角度構思、跨領域橫向整合,以人為本,才能為企業塑造出高效率的職場新環境。

(本文作者許博惇為台灣理光營運總經理)

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