RPA優化工作流程
循序漸進落實數位轉型

文◎洪羿漣
在台灣已經營超過50年的台灣富士軟片資訊,憑藉著堅實的品質管理和環境保護機制,連續6年獲得ISO 27001認證,並連續20年榮獲ISO 14001環境管理體系認證。

台灣富士軟片資訊數位事業行銷處市場經理王延安指出,富士軟片資訊從辦公室事務設備起家,因應企業客戶紛紛開展數位轉型,打造無紙化辦公室,實現資訊流程的數位化,富士軟片資訊亦一路積極轉型產品服務,致力於解決客戶的文件和資料流問題,從紙本到電子文件,再到數位文件的相關應用。

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台灣富士軟片資訊數位事業行銷處市場經理王延安指出,富士軟片資訊憑藉長期累積的經驗,協助企業運用RPA處理無效率的人力操作,讓不同專業領域的工作者可提高生產力。

「除了傳統的事務設備外,富士軟片資訊也進軍量產型數位印刷市場,例如名片、卡片及DM印刷等設備與解決方案。現在,富士軟片資訊還為企業提供辦公室流程解決方案,幫助企業應對缺工、電價調漲、ESG(環境保護、社會責任、公司治理)等難題,提高營運韌性。」王延安說。

富士軟片資訊基於豐富的產業經驗,提出了強化營運韌性的策略,包括標準化管理制度、資源整合、營運模式優化等,藉此協助企業實現自動化、數位化、數位優化,最終達到轉型的目的。

王延安實際觀察不少客戶的工作流程,大多採用文件管理系統(DMS)建立類似紙本格式的表單,以便於員工提出申請和掌握簽呈進度。然而,並非所有文件都可以電子化,部分因法規或生產流程限制而需要保留紙本,富士軟片資訊亦可協助管理。她以富士軟片資訊在桃園地區的某電子業客戶為例,員工可直接透過事務設備的操作面板,以點選方式逐步執行紙本文件掃描、檔案命名與歸檔,降低人為操作失誤。

對於文件管理,無論是紙本或電子檔,都需要制定一套文件生命週期管理方法,包括新增、內容、遞送流程、安全規範、保存或刪除等規範。王延安建議可參考ISO 9001:2015的文件化資訊管制條款,確保存取權限、檔案命名、文件歸檔、版本管理和記錄軌跡,建立數位化工作流程。完成數位化工作流程之後,富士軟片資訊將可進一步協助企業實現數位優化,結合自動化作業流程,提升運營效率。

根據國家發展委員會去年(2022)公告的資料,受到台灣生育率逐年下滑影響,十年之後的勞動力人口將會產生40萬缺口。製造業引進人工智慧(AI)、機器人等新興科技技術輔助已是大勢所趨,把高重複性的瑣碎工作交給機器人,讓寶貴的人力資源投入更有產值的任務。

究竟哪些工作可交給機器人執行?企業日常營運所需的應用系統可能多達上百種,且各自獨立,須由人工執行合併不同來源資料、篩選、彙整、產生報表等動作。對此,近年來辦公室環境興起機器人流程自動化(RPA)工具輔助,模仿人員的操作行為,自動執行規則性與重複性高的作業。

王延安舉例,利用RPA自動將訂單內容的資訊輸入物料清單(BOM),經人員審核確認後,再寫入企業資源管理(ERP)系統。富士軟片資訊可協助企業循序漸進地導入RPA,把日常操作步驟設計成自動化執行任務,並持續監控與改善,以確保RPA工作符合預期效益。 

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