M+ Messenger 企業級即時通訊 台灣大哥大 EIM

行動EIM新工作型態 混合雲架構稽核更輕鬆

2015-10-29
面對EIM市場,台灣大哥大以M+ Messenger企業級即時通訊解決方案來因應,這項解決方案兼具了溝通效率以及資訊安全兩方面的需求,其主要的核心功能包括:企業帳號、AD權限帳號的整合與管控、發訊API自動發送訊息、定址功能、公告佈告欄等等。
受到員工自帶設備(Bring Your Own Device,BYOD)、IT消費化等趨勢影響,辦公室內的工作型態正在進行一波新的革命,許多新世代的工作者已經不習慣只透過電子郵件、桌上型辦公電話來進行公務的溝通與協調,根據台灣大哥大內部的調查資料,企業內部35歲以下的工作者,有六成以上的員工習慣使用行動裝置上的即時通訊來查看主管交辦的工作事項,而非檢視電子郵件。

台灣大哥大行動行銷暨物聯網產品處部經理陳良智觀察,年輕工作者更加擅用即時通訊(Instant Messaging,IM)來進行溝通協調,而且有逐漸取代電子郵件的趨勢。「但是使用消費端的免費即時通訊來進行辦公事務的溝通協調,可能衍生幾個問題,首先是資訊安全的風險疑慮。其次,IT人員無法有效掌控資料,對於企業來說,電子郵件的掌控度更高,因為Exchange伺服器可保留電子郵件記錄,以作為日後追蹤稽核的依據,但是消費端的即時通訊卻無法做到這點。」

他提到,為了在新的工作型態以及資訊安全取得平衡,近幾年來,IT市場也開始發展企業級即時通訊( Enterprise Instant Messaging,EIM)解決方案,以便滿足企業員工與管理人員雙方的需求,一方面員工得以享用新的工作型態,而另一方面也能像電子郵件一樣留下記錄歸檔。

核心功能滿足單、雙向溝通

▲台灣大哥大行動行銷暨物聯網產品處部經理陳良智觀察,年輕工作者更加擅用即時通訊來進行溝通協調,而且有逐漸取代電子郵件的趨勢。
面對EIM市場,台灣大哥大以M+ Messenger企業級即時通訊解決方案來因應。這項解決方案兼具了溝通效率以及資訊安全兩方面的需求,其主要的核心功能包括:企業帳號、AD權限帳號的整合與管控、發訊API自動發送訊息、定址功能、公告佈告欄等等。企業內部的員工必須加入企業帳號後,才能使用企業專屬功能。例如可以透過企業帳號收到公司發布的即時訊息,而管理者也可以發送公告,甚至在後台可以看到該則公告讀取的狀況,只要點選已讀、未讀的顯示訊息,就會跳出未讀的群組人員資訊,以方便管理者後續追蹤與確保所有群組人員都已閱讀過公告。

陳良智提到,「只要一加入企業帳號時,系統就會送出一個Services Agreement,提醒使用者,這是一個EIM的解決方案,既然可以讀取公司的資料,就表示使用者對公司是有法律責任,而公司相對地也會稽核使用者的對話記錄。」

發訊API與定址功能

為了方便企業統一部署,M+ Messenger也能整合AD、LDAP帳號,完全不需要IT人力就能匯入所有員工資料,並且設立群組。除此之外,企業還可介接「發訊API」,這項功能可自動發送M+訊息給指定對象,企業可用於提升客戶服務效率。舉例而言,過往企業的客訴提交系統,主要透過電子郵件或發送簡訊來通知負責的同仁,介接了發訊API之後,遇到客訴案件,M+ Messenger會自動發送訊息,以便在第一時間處理。而且由於發訊API是透過網路發送,對企業來說,無疑也省下一筆簡訊的費用。

▲員工可以透過企業帳號收到公司發布的即時訊息。

▲M+ Messenger免費版與企業版同樣都可建立群組,但加入企業帳號後所建立的群組前方會有小旗幟的圖示。

▲群組設定提供密碼控管機制,唯有輸出正確的驗證密碼才能加入群組。

M+ Messenger同時也提供定址功能,過往面對臨時需要支援的情況,最常見的作法是致電給外勤的業務或維修同仁,確認所在位置以判定是否能就近支援,有了定址功能之後,外勤的業務或維修同仁只要一回報目前所在的地點,馬上就能知道所處位置,並且立即展開彈性的調度。

內外部溝通順暢無礙

陳良智認為,在強調分工協作的現代,與合作伙伴或上下游公司討論、傳遞重要訊息已是工作內容的一環,若企業級即時通訊僅能限定企業員工用於內部溝通,反而失去了效益,因此台灣大哥大針對一般使用者,也有免費版M+ Messenger可供安裝,企業可用於與外部人員或協力夥伴進行良好的溝通與協調。只要雙方都安裝M+ Messenger,就可以隨時隨地享受免費的即時通訊與語音通話,讓溝通無礙。「由於外部人員並沒有加入企業帳號,因此,自然看不到企業內部公告的訊息以及相關的群組資料。」

不過,他也提到,現今App的技術愈臻成熟,多數的企業幾乎都能做到無導入門檻,讓企業員工與客戶或合作伙伴均能保持良好溝通管道,但可惜的是,由於現今IM並沒有一個共通的Protocol,因此不同的解決方案之間相互溝通確實還有待技術上的克服,相較於這點,電子郵件反而較佔優勢,也是目前EIM還無法完全取代電子郵件的原因之一。

符合行動應用App基本資安規範

除了行動裝置之外,M+ Messenger也提供了M+網頁版(M+ Web Version)讓員工上網使用。之所以沒有額外再設計一個Agent讓員工安裝在個人桌上型的電腦上,主要還是因為企業內部的資安政策考量。這是因為並不是每一間企業都能予許員工自行下載軟體安裝,M+網頁版可以避免日後IT管理人員依序為員工安裝與維護的繁瑣工作,而且在公司網域內,企業管理人員還可以依政策進行設定,例如不允許員工傳影音檔等等,都能做到。

身為一款企業級即時通訊解決方案,M+ Messenger在資訊安全也有完善的設計,在傳輸方面,採用https、AES加密與Session Key等作法,在內容、號碼等重要參數上也施行加密處理,即使受到攔截也無法看到明文內容。而M+ Messenger本身所在的資訊機房,也通過ISO 27001及ISO 27011資訊安全國際標準認證,同時資料可保留至3至6個月,並可依企業需求,另行備份與延長。

▲已讀、未讀訊息一目瞭然,點選「讀取3/9」,直接顯示出尚未讀取成員的資訊,方便後續追蹤與確認。

▲M+ Messenger可整合公司通訊錄,方便直接查找連繫內部員工。

▲「好禮+」是M+ Messenger的貼心小功能,使用者可以付費購買實際的小禮物,例如一杯咖啡送給對方。

陳良智表示,最近M+ Messenger通過經濟部工業局及財團法人資訊工業策進會所訂定的「行動應用App基本資安規範」,也足以證明台灣大哥大在資訊安全方面的努力成果,包含稽核時,也都依循雲端機房資料處理流程保護,僅有授權人員得以調閱資料,而在管控方面,也設定了多種機制,例如在特定專案只能限定特定人員參與;群組設定提供密碼和審核兩種控管機制,讓組長得以過濾加入成員的身份等等,多重嚴密把關。

混合雲架構 稽核更彈性

現階段M+ Messenger企業版可提供公有雲以及私有雲的建置服務。公有雲依使用人數計價,並且分為月費與年費兩種授權費用,月費的公告牌價為一人每月45元,而年費為每人每年500元。而私有雲則端看企業需求與環境而定,若企業原先的IT基礎架構已有適用的伺服器以及資料庫,那麼就只需要授權費用,但若企業沒有合適的硬體架構,M+ Messenger也有軟硬體套裝方案可供選擇。

另外,倘若企業有較高的稽核需求,也能考慮混合雲的架構。亦即,企業使用M+ Messenger企業版公有雲的租賃服務,但同時在企業內部自行保留一份通訊記錄。「台灣大哥大一般都會提供基本的報表服務,但有時候企業會有不同的需求,例如有些企業主會希望看到發訊量,有些則希望瞭解各個員工的登入時間點等等,諸如此類細部的需求,企業便可與台灣大哥大洽談混合雲的方案,如此一來,企業將可以擁有所有同仁的通訊記錄,設計各種所需的欄位,而且在資安管控上,IT人員可以更放心。」他說。


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