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2019/3/7

自動化流程加持 體驗升級更安全

數位工作智慧化 事務機變聰明

余采霏
近期,台灣富士全錄發表ApeosPort / DocuCentre-VII 系列彩色多功能複合機,以Smart Work Gateway概念為基礎,提供更進化的功能及設計,讓企業得以選擇最適合的方式,取得最大的應用彈性,重新定義使用者經驗。


隨著社群媒體、行動應用、雲端運算、資料分析、物聯網、人工智慧等新興數位科技崛起,愈來愈多的企業正在著手制定數位轉型策略,以因應數位潮流所帶來的衝擊。不僅是傳統商業模式面臨挑戰,包含溝通模式與文化也跟著產生了變革,不少企業正想方設法讓工作場所變得愈來愈聰明,甚至整合了環境、人員以及流程,打造出智慧空間,藉以提高效率與生產力。

過去,在企業辦公環境中經常可見的彩色多功能複合機也因為數位化潮流而有了更「智慧」的設計。近期,台灣富士全錄發表ApeosPort / DocuCentre-VII 系列彩色多功能複合機,以Smart Work Gateway概念為基礎,提供更進化的功能及設計,讓企業得以選擇最適合的方式,取得最大的應用彈性,重新定義使用者經驗。新系列彩色多功能複合機強調四大特色,包含智慧型互動觸控螢幕、高階資安防護、更智慧的自動化流程作業,以及結合大數據與雲端服務,除了能有效管理紙本與電子文件之外,也能提供預測、事先規劃等資訊,協助管理者進行決策。

▲台灣富士全錄新推出的ApeosPort / DocuCentre-VII 系列彩色多功能複合機,大幅強化硬體與軟體的安全性。
這其中,智慧型互動觸控螢幕提供了如同手機般的直覺操作體驗,使用者只要輕觸或滑動,即可輕鬆操作;而操作介面也可以進行客製化設定,以掃描為例,不同的文件類型可以設定不同的小圖示(Icon),每個小圖示都有預設不同的檔案命名邏輯與儲存的位置,若是加入時間戳記,更能方便日後追蹤。執行掃描後,文件便可以快速地從紙本轉成電子文件,甚至可以做到同時傳送給多個單位存查。

另外,針對非標準尺寸的文件,如今也能很快地進行電子化。傳統上,多功能複合機內的感測器只能針對標準尺寸,對於財務部門的發票、物流業的貨運憑單,就必須額外設計,在使用上有許多不便,加入非標準尺寸的文件掃描支援後,便可大幅改善使用體驗。而為免手工作業出錯,同時簡化流程,台灣富士全錄也提供QR Code設計,只需在掃描文件上方加一個QR Code,就可以先預先得知歸檔邏輯,如此一來,文件掃描到資料夾後便會自動地分類文件,並且依照預設在QR Code內的命名邏輯進行命名。

在設備的安全層級上,新系列的彩色多功能複合機也全面升級安全機制,在文件建立的同時,即可設定內外部文件分享存取權限,且針對所有掃描文件,建立潛在備援機制,確保永續維運性,此外,設備本身也支援通訊路徑加密、硬碟加密,同時採用TPM晶片,加強加密金鑰管理。

除此之外,台灣富士全錄也提供Device Log Service雲端服務,可藉由網路統整多功能事務機用量資料,而除了耗材管理、故障連絡與報表服務之外,也能提供預測維護支援,根據使用和磨損狀況進行預測分析,在問題發生前,提早遏止與解決,另外也能根據時間、現況和運作狀態,安排維修時程。

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