遠距工作 在家上班 新常態 新冠肺炎 視訊會議 溝通協作

依業務特性建構彈性工作環境 資安及管理扮演主要挑戰

新冠肺炎引爆遠距辦公潮 靈活革新將成工作常態

2020-07-02
新冠疫情爆發,突顯緊急實施遠距工作應變能力之重要性,也是進一步思考改變工作型態,延續遠距工作模式的契機。對企業而言,因應未來環境與人力運用需求變化,在提升生產力之基本前提下,打破傳統場所與時間限制,建構彈性創新的工作型態,將是企業營運向上提升,以及永續經營的必要思維。

 

新冠肺炎疫情全球蔓延,各國政府相繼實施自主管理、社交距離、外出禁令乃至封城鎖國等不同程度的防疫管控措施,不僅打亂民眾生活步調,也影響企業日常運作,造成旅遊、商務等經濟活動停滯。許多企業為降低員工感染風險,維持正常運作,緊急實施遠距工作、居家上班的措施。由於無線網路環境、雲端運算等基礎設施,以及執行業務所需資訊終端、各種協作軟體與視訊會議等工具軟體為遠距工作之基本配備,造成相關產品需求暴增,形成疫情衝擊下的另類商機。

四類IT方案 兼顧防疫協作

遠距工作、居家上班等工作型態改變,將造成從外部存取資料、召開視訊會議等需求增加,因此強化內部與對外網路,保持網路快速且通暢為基本要素。近來由於無線通訊技術成熟、資訊終端高功能化、整合通訊解決方案,以及雲端服務多樣化等,改善資訊應用環境的便利性,無論在外出地點或家中,都可如同在辦公室作業一般,大幅提升工作型態的自由度,亦促使改變工作型態實施可行性提高,得以在預防疫情擴大之下,維持最大限度的企業正常運作。

實施遠距工作措施,企業應針對遠距工作之情境與問題,從使用系統、使用人員、使用場所,以及無紙化可行性等面向進行檢視,進而篩選適合的IT工具與適合的業務性質。整體而言,導入之IT解決方案可大致分為協助員工執行業務提升效率的生產力IT、洽談業務進行遠距會議的溝通IT、因應遠距工作資訊安全之資安IT,以及掌握員工居家上班狀況的管理IT等類型。導入時,須配合各部門之業務與特性,建構友善、彈性的工作環境,勿過度偏重技術導向。

遠距工作在改變工作型態之同時,也會影響工作效率或生產力,居家上班的工作模式,每位員工都是一個獨立的個體,每天最常接觸的就是工作所需的筆記型電腦、通訊設備等,透過這些裝置與同事溝通聯絡雖然不是問題,但總是缺少在同一空間面對面討論、即時回饋的團隊合作感覺。因此,可運用團隊聊天群組或建立協作平台,分享成果,按時更新進度、記錄工作狀況,讓團隊彼此掌握追蹤進度,也可透過設置共用雲端硬碟方式,將重要資訊與資源整合,達到團隊共享之目的,以確保員工工作順暢並維繫團隊關係。

雲端高彈性 資安破口須注意

在雲端服務模式日益普及與多元下,遠距工作所需IT資源或工具皆可採用雲端訂閱方式,相較內部部署,運用上更具彈性與效率。對於效益不明確的工具或服務,可採試用方式進行測試,降低期初成本與實施門檻。軟體開發或產品設計等,需要昂貴開發工具的工作性質,亦可採用雲端方式因應作業需求。

如何維繫過去以親自拜訪為主的客戶關係,亦是實施遠距工作的一大挑戰。為避免居家上班與客戶產生疏離感,可透過雲端視訊會議工具保持聯繫互動,進行遠端會議時,可呈現與會人員、簡報畫面,以加強會議溝通的效率,會議進行時可同步進行錄影,並將錄影內容存放在雲端硬碟,會後將影片分享,以讓無法參與的人員也能快速掌握工作進度。此外,在辦公室工作時,公司的設備和網路已具備一定的資安防護機制,可防範各種資安攻擊,遠距工作因員工分散各地,無形中提高資安風險。遠距工作的資安風險包含資料保護、資料權限認證等,因此企業在啟動遠距工作措施時,應加強網路環境安全、個人裝置資安監控、外部資料保護等,才能確保遠距工作時,不會出現資安破口。

制度配套掌握遠距成效

多數企業管理者對遠距工作抱持遲疑態度的原因,在於不容易掌握員工的工作狀況。雖然過去在辦公室上班,亦非隨時注意員工是否認真工作,但能塑造一種團體參與互動的氛圍,易於建立信任關係與凝聚力。遠距工作則讓員工處於一個完全沒有監督的環境,除員工能否自律、快速調整至最佳工作狀態、維持工作效率外,管理者如何掌握員工工作狀況,並從工作成果而非工作時間長短進行考核,更是成敗關鍵。

在工作型態改變下,除辦公空間須配合工作型態,搭配相關IT導入,進行符合各種功能與需求的設計,營造彈性、便利的工作環境之外,內部制度亦必須有配套的調整。人事制度之相關出勤管理、績效考核、安全規定等皆需對應修訂,並對員工進行相關宣導與教育訓練;文書作業若依舊採行以紙本方式,進行傳閱、簽章流程,將導致被辦公場所束縛的情況,實施全面無紙化亦為過程中必要的舉措。然而,工作型態變革,因內部各部門業務屬性差異,外部的成功案例亦可能因行業特性不同,而僅能做為參考,為規劃時需注意之處。

工作變革已成必要思維

此次疫情爆發,突顯緊急實施遠距工作應變能力之重要性,也是進一步思考改變工作型態,延續遠距工作模式的契機。事實上,在網路化社會與經營環境變遷下,不僅著眼於疫情可能二度爆發,亦從留住優秀人才、塑造創新環境等考量,進行工作型態超前部署的企業明顯增加。

Twitter即宣稱經歷此次疫情後,公司的工作型態可能產生永久性的變化,不會回到過去傳統工作模式。一場突如其來的疫情,迫使企業緊急實施遠端工作措施,如同Twitter一般,決定改變工作型態的企業應該會陸續出現。此外,從企業國際化發展、高齡少子趨勢來看,人力供需將出現缺口,人員聘用亦需更為多元化,皆反映出未來工作型態變革的必要性。

對企業而言,因應未來環境與人力運用需求變化,打破傳統場所與時間限制,建構彈性創新的工作型態,將是企業必要思維。 

<本文作者:周維忠,現任資策會MIC資深研究總監,專業於資訊應用相關技術及基礎環境與市場趨勢研究,長期深度觀察資訊應用新興技術發展、創新服務模式與市場競爭態勢。資策會產業情報研究所(MIC)長期觀測紀錄高科技產業市場情報及發展趨勢,是臺灣資通訊產業最重要的軍師,也是政府倚重的專業智庫。更多資訊請參閱官網 https://mic.iii.org.tw/>

 


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