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2017/7/28

行動辦公時代來臨 擬定應用策略提高企業生產力

掌握五大關鍵要素 平衡終端與IT部門需求

陳泰麟
IDC預估在2020年前,美國行動辦公的員工將會佔全美勞動人口的75%,約等同於1.05億人口數,由此可知,行動化辦公的時代已經來臨,企業要如何因應這波浪潮?建立完善的企業行動生態系統顯得格外重要。


近期,聯想(Lenovo)針對4,640家企業所做的問卷調查中發現,77%的受訪者認同行動裝置對於幫助工作達標的重要性;另外,在Salesforce網站中公布的資料也顯示,38%的員工認為在家辦公的效率更高;IDC預估在2020年前,美國行動辦公的員工將會佔全美勞動人口的75%,約等同於1.05億人口數,由此可知,行動化辦公的時代已經來臨,企業要如何因應這波浪潮?建立完善的企業行動生態系統顯得格外重要。

現在許多的企業都開始大量投資在行動裝置和對應的基礎建設上,然而對於行動裝置的需求,各部門的意見往往大不相同,有些部門僅需消費型設備,有些部門則著重於裝置的性能,而IT部門只想要安全、易操作以及好維護的設備。要如何在終端用戶與IT部門間取得平衡?掌握以下五個關鍵要素,就能有效幫企業制定適合的行動裝置應用策略。

效能成重要關鍵

隨著筆記型電腦的發展,處理器效能越來越好,筆記型電腦漸漸取代了桌上型電腦。效能就好比行動生態系統中的大腦,沒有了大腦,整個行動生態系統就只剩美麗的軀殼罷了,因此效能的好壞,影響著整個行動生態系統,而良好的行動效能需具備以下特點:至少搭載雙核心處理器與4GB的RAM、500GB到1TB的硬碟,為了達到最大效能,也可使用固態硬碟(SSD)、配備IPS技術且具有1,920×1,080顯示的高畫質LCD螢幕、雙頻Wi-Fi路由器、高續航力電池。

結合政策確保資料安全

根據聯想調查指出,在六成遺失或遭竊的智慧型手機中,就有可能包含聯絡人資料、郵件、網路憑證、安全性密碼與設定、生產力應用程式、行動支付等個人隱私訊息。而Forrester Research的研究報告也指出,30%的中小型企業和企業都因使用行動裝置而出現過至少一次的安全漏洞;因此,結合安全性政策與員工訓練能幫助機構確保資料的安全。


▲大量的行動辦公員工,讓IT人員越來越需要考量物聯網(IoT)的網路流量。


找到適當的設備組合也能減少可能出現的安全漏洞與資料的遺失,同時減輕IT部門管理上的負擔。有76%的受訪機構認為,行動裝置在物理與數據安全方面存在著嚴重的風險,而企業常見的安全性威脅主要有遺失或遭竊的電子產品、惡意應用程式、經由公共Wi-Fi發送未經加密的公司數據等。

企業該如何避免?以下提供十種方法給企業參考:

一、設置密碼與自動鎖定保護,不要使用自動填寫設定。

二、使用雙重認證,例如指紋辨識來確保訪問的安全性。

三、確保所有用戶養成資料加密的習慣。

四、投資並確保防毒軟體為最新版本。

五、添加遠端清除與定位工具。

六、定期備份行動裝置。

七、盡可能常態性地將文件儲存於雲端以及設備中。

八、建立核可過的應用程式名單並且嚴密監控所有下載文件。

九、明訂規範,說明那些設備允許使用而那些裝置則禁止使用。

十、禁止使用未知或不可信的網路連線。

機動性可提高生產力

使用者對透過設備隨時隨地掌握資訊有著高度需求,企業員工知道機動性不但可以提升工作上的生產力,也可以在市場競爭中提高回應客戶需求的速度,並節省工作場地與設備上的開銷。對IT人員而言,自攜設備(Bring-your-own-device,BYOD)、自攜應用(Bring-your-own-apps,BYOA)與雲端運算等正在塑造一個新的虛擬工作場域,進而增加了協作與合作的需求。

具有前瞻性的機構會根據終端用戶的特殊需求來量身打造IT支援,為客戶提供自助性服務以及創新的自動工具。由於行動裝置具有彈性特色,因此IT人員還可以協助企業採用已受認可的科技技術。1 Million for Work Flexibility組織認為行動裝置的機動性將為工作形態帶來影響,彈性工作在未來的十年內將變得非常普遍;另外MBA的調查也提到,將近75%的受訪者認為,到2050年,工作機會將來自偏遠的地區。該如何增加工作場合的機動性?重視工作與生活的整合性與建立問責制度,雇用適合虛擬工作的員工;提供能讓員工用視覺、語音交流溝通的工具,這能提升員工20%的工作表現;另外,建立一個能分享資訊與文件的系統,保持訊息流通,教育遠端員工安全威脅與對應的安全措施,都是讓工作更機動、彈性的作法。

連結性串連用戶

連接性就像行動生態系統裡跳動的心臟和互相連接的神經系統一樣,串連了在世界各地的用戶,而持續成長的連接性需求已不再僅限於簡單的行動裝置。根據調查顯示,非自雇者、在家辦公的人數自2005年以來成長了103%,大量的行動辦公員工,讓IT人員越來越需要考量物聯網(IoT)的網路流量,透過重新評估網路架構,IT專業人員可以將其組織定位為長期連接。

要確保行動生態系統保持連接的方法有幾點:做好管理各種行動設備的準備,規劃一個可以識別和追蹤訪問公司網路的所有行動設備的解決方案;升級企業網路,以便提供更彈性的擴充資源,滿足更多的需求;在不損害公司網路和數據的情況下為員工提供安全的遠端訪問;與單一供應商合作,除了能獲得完整的解決方案,也能簡化採購流程。

耐用性確保業務不中斷

行動裝置往往需要處理持續且不間斷的繁重作業,如果將移動設備掉落在堅硬的地板上而導致關鍵的應用程序突然故障,後果可能不堪設想;根據京瓷通訊公司2015年的一項研究報告顯示,每個故障的裝置,都可能耗費掉組織170~200分鐘內的生產力與內部資源,因此,確保裝置中每個設計都具備軍事等級的耐用性,也是相當重要的。

其實,行動生態系統就像身體,它需要定期維護,過一段時間就要好好清理,外在也要好好愛護。透過了解企業行動生態系統面臨的問題以及改善其健康狀況的方式,IT專業人員可以延長行動生態系統的使用壽命,同時也能幫助維繫企業和客戶間的關係,提升效率。

<本文作者陳泰麟為Lenovo台灣、香港與澳門區總經理>
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