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2017/7/18

從訊息、檔案共享到社交媒體 多樣工具因應企業需求

新協作時代以人為中心 認知運算實現聰明工作

余采霏
「New Way to Work」是一個以人為中心的工作模式,而且無須進到辦公場所也能隨時隨地使用任何裝置來進行協同合作與溝通模式。


在IT領域耕耘許久的IBM,二十多年前便已經切入企業協作市場,例如Lotus Notes and Domino便是企業相當熟悉的方案,透過提供電子郵件、即時通訊、行事曆、工作流程管理等協作工具,幫助企業提高內部生產力。而延續這樣的理念,IBM也與時俱進提供多種協作工具來因應企業需求。包含內建分析功能的社交協作電子郵件IBM Verse;適用於企業任何組織,提供檔案分享、社群、網路會議、郵件及行事曆的IBM Connections;提供安全儲存、共享與管理所有檔案的Box;以人與團隊為中心的行動協作應用Watson Workspace;同時還加入Watson認知運算,做到如同個人秘書般提高員工工作效率。

▲ IBM Watson認知運算、協同合作暨人才管理解決方案業務協理許堯睿指出,協作工具可為企業帶來更高的價值。
IBM Watson認知運算、協同合作暨人才管理解決方案業務協理許堯睿指出,電子郵件依然是當今許多組織的主要溝通方式,然而,隨著企業尋求行動化以及社群媒體相關解決方案來滿足工作溝通與協同合作時,商業交流的本質也就產生了變化。這也是為什麼IBM會將新一代的協作模式解讀為「New Way to Work」,他解釋,這是一個以人為中心的工作模式,而且無須進到辦公場所也能隨時隨地使用任何裝置來進行協同合作與溝通模式。

隨著新興技術的興起,即使是傳統的協作工具也能帶來更聰明的工作方式。許堯睿回憶,十多年前還在製造業任職時,光是與上下游業者以及研發部同仁連繫溝通,一天的電子郵件量就有三百封。「這麼龐大的郵件量,根本不知道到底有哪些郵件特別緊急需要處理,哪些只是訊息通知。往往一天下來,才發現還有重要的信件還未回覆,造成進度延宕。」他解釋,現在透過認知運算技術,就可以解決這項難題,「Watson會自動把工作排序,依據電子郵件的寄件者與親疏遠近來決定,先過濾一輪,改善工作效率。」

企業協作工具並不只限於用來改善員工的工作效率,提高生產力。對於跨部門組織的團隊合作也能帶來意想不到的成果。例如,不少上市櫃企業旗下都有很多子公司,這些子公司彼此之間的資源並不互通,而且部門與部門之間的利益也都不相同,想要說服子公司彼此團隊合作,是一項很大的挑戰。但現在透過企業協作方案,就可以有效解決這個難題。「在IBM的實際案例中,便有一位二代接班的高階主管,非常有遠見地導入了企業協作方案,並且跨子公司將各部門菁英組成創新小組,透過團隊的溝通、討論,集結眾人之力,推動企業創新營運,讓協作工具為企業帶來更高的價值。」許堯睿說。

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