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2017/2/7

新型態溝通協作需求日增 自建與整合平台產品多元發展

專案管理納入即時通訊 企業協同整合滿滿大平台

余采霏
全球企業競爭日益激烈,商業環境日趨複雜,各種新型態的溝通協作模式也跟著興起。但這可能帶來兩方面的議題,一是資料傳輸的安全性,另一則是如何統合各式各樣的工具,使其能夠互通、互連並且滿足行動化需求。






全球企業競爭日益激烈,商業環境也跟著日趨複雜,企業組織必須以快速、有效且更節省的方式來完成工作,使得傳統的工作方法面臨了很大的挑戰。尤其,在行動化與雲端通訊的演進下,工作地點已無疆界,人員協作除了辦公室同仁之外,還涉及到供應商、合作伙伴、外包廠商以及自由工作者,各種新型態的溝通協作模式也跟著興起。但這可能帶來兩方面的議題,一是資料傳輸的安全性,另一則是如何統合各式各樣的工具,使其能夠互通、互連並且滿足行動化需求。

關於這兩點,目前在台灣市場已有不少相關的解決方案切入市場。以即時通訊軟體(Instant Messaging,IM)為例,由於其具有豐富功能與高效率即時回應,正受到企業員工廣泛的應用,儼然已成為企業最基本的協作工具,取代了電子郵件,甚至能夠用來進行簡單會議。然而坊間免費的即時通訊軟體,最受詬病的即是資料安全性,也因而國內市場正在積極興起企業級IM解決方案,棣南(ZEON)公司推出的Teampel企業辦公通即是一例。

但是企業協同工作不只與內部組織溝通,還需要與上、下游廠商或合作伙伴密切協調,當使用的協作與溝通工具不同時,就成為一大挑戰。關於這點,IBM Watson Workspace的目標就是提供一個整合企業內部現有協同應用工具的平台,以協助企業快速的取得相關訊息,並且加速行動的執行。

Teampel企業辦公通

成立於1989年的棣南公司旗下共有三大軟體品牌,其中Teampel企業辦公通是2014年才正式商品化的產品,專攻企業協同作業市場。棣南總經理董威言指出,許多企業員工習慣使用免費的即時通訊軟體來進行公務溝通,但公、私環境混用的結果,就是很容易發生文件檔案誤傳或機敏資料外洩的情事,而且由於不受企業內部IT人員管控,經常為了離職員工還在聊天群組中而感到困擾。

▲棣南公司總經理董威言指出,Teampel是兼具專案管理與即時通訊功能的辦公協同軟體。
Teampel企業辦公通設計之初,即是為了提供給企業一個安全可控,同時又能提升溝通協作效率的有利工具。由於是軟體形式,因此企業可以決定架設在雲端服務供應商的虛擬主機,包含Amazon、Google、Azure或是架設在公司內部伺服器中。資料傳輸採用RSA和RC4加密技術,因而能確保通訊的安全性,當企業選擇架構在內部的私有雲時,所有的文件、訊息與檔案,都會流經伺服器,以便企業得以完全掌控。

雖然是以即時通訊為基礎的協作工具,但Teampel企業辦公通還加入了專案的概念,使用者可以在專案中建立任務,隨著任務的參與者在工作上的進展,即可以自行調整任務的進度,由於一個專案可能會有數十個甚至上百個任務,所以透明化非常重要,如此一來主管與每位成員才能隨時掌握專案的進度,例如任務紀錄功能中,主管與成員只需要開啟該任務,即可從「歷史紀錄」中瀏覽所有的工作紀錄與資訊變更。

其他還包含檔案分享、等同私人工作用記事本的個人備註、整合至行事曆功能,以及廣播公告功能,目前Teampel企業辦公通提供免費版本,10名成員與10個專案以下可免費使用,而專業版本人數最低為25人,一年為12,500元,單月費用只需1,041元。

他提到,企業在專案協作的過程中,一定會發生與外部合作廠商的溝通需求,這款產品也設計了訪客機制,由管理人員提供訪客帳號與IP位置,讓外部的合作廠商進到群組中,進行溝通協調,但是該訪客並不具有與企業內部人員單獨連絡的權限,只能在群組中連繫,這樣設計的目的是為了安全,但無損於協同合作,訪客仍然可以取得企業提供的任務資訊,例如檔案文件與進度等等。

IBM Watson Workspace

致力於提供企業更Smart的工作環境,IBM多年來早已提供各式各樣的協作工具,隨著雲端服務日漸成熟與普及,IBM也推出Connections Cloud,匯整所有包含電子郵件、行事曆、社群、個人儀表板、檔案共用、線上文件編輯與即時訊息服務,以加速工作效率。

▲ IBM社群商務事業處分析事業部協理梁晏慈指出,Watson Workspace希望能協助企業將電子郵件、即時通訊、社群、會議、文件以及行動等訊息整合到單一平台,如此一來,就不用花費學習與切換的時間,而且能夠更快取得資訊,找出相關的行動。
但是企業環境日益複雜,不同組織與員工間使用的溝通協作工均不相同,更不用說對外還要與合作伙伴、協力廠商或上下游業者合作,因而在去年,IBM決定用更開放的心態,來協助企業更智慧的完成工作,一改以往鼓吹企業換掉既有應用服務的方式,而是提供一個平台的概念,整合企業內部現有的協同應用工具。

顧名思義,IBM Watson Workspace的背後採用的正是Watson技術,再加上IBM也提供Watson Work Services,開放API可與任何協作方式進行整合,因此能夠廣納各種協同合作工具,同時也能自動判別資訊。

IBM社群商務事業處分析事業部協理梁晏慈以即時通訊為例指出,現今在企業環境中,運用即時訊息溝通已經很普遍,一天下來至少有兩三百則對話內容,過去需要耗費時間精神過濾處理對話內容,這些很繁瑣的內容運算,現在可以交由Watson,只要一個按鍵就可以觀看對話的摘要,針對有興趣的主題,看看有什麼留言、提問,並且找出相關的行動事項,並且得知在這個專案中有那些成員,以便加快工作效率。

「Watson Workspace可以整合第三方系統,如Google AdWords、Marketo以及SAP系統,也能與Office 365整合,未來甚至可以做到在Outlook上提供Watson Workspace的按鍵,更直覺地分享電子郵件與附件檔案。」她提到,在安全性方面,即使協作的對方並沒有使用Watson Workspace,但只要透過Watson Workspace傳遞的資訊,都會被一一紀錄,讓企業有跡可尋。

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